Fill rate ¿qué es y porqué es importante en logística?

El "fill rate" es un indicador clave de rendimiento que refleja la eficiencia y la fiabilidad de tu empresa para satisfacer las demandas de sus clientes. No solo mide la capacidad de una organización para entregar los productos solicitados en la cantidad y el momento adecuados; también es un reflejo directo de su habilidad para gestionar inventarios de manera efectiva y responder ágilmente a las fluctuaciones del mercado. 

Hoy exploraremos en profundidad qué es el fill rate, cómo se calcula y por qué su optimización es crucial para el éxito operativo y la satisfacción de clientes y distribuidores en el sector logístico.

¿Qué es el fill rate en logística y cómo se calcula?

El fill rate o tasa de cumplimiento refleja el porcentaje de demanda que se puede cumplir con el stock existente, sin necesidad de realizar pedidos pendientes o backorders.

Calcular el fill rate no es complicado e implica una fórmula relativamente sencilla. Simplemente, hay que dividir el número de unidades entregadas a los clientes por el número total de unidades que se solicitaron en los pedidos, y luego multiplicar el resultado por 100 para obtener un porcentaje. La fórmula se ve así:

Fill rate = (Número de unidades entregadas / Número de unidades solicitadas) x 100

Por ejemplo, si un cliente realizara un pedido de 100 unidades de un producto y la empresa solo pudiera suministrar 90 unidades de inmediato desde el inventario existente, el fill rate para ese pedido sería del 90%. Ahora bien, si dos clientes hicieran un pedido de 100 unidades en temporada de alta demanda, y la empresa solo tuviera 100 unidades, el fill rate sería de tan solo el 50%, lo cual afectaría gravemente de uno o ambos clientes. 

Categorías del fill rate

El concepto de fill rate se desglosa en varias categorías, cada una enfocada en un aspecto específico de la eficiencia en la entrega de pedidos. Estas categorías permiten a las empresas analizar su rendimiento desde diferentes ángulos e identificar áreas específicas de mejora.

SKU fill rate

Mide la eficacia con la que se cumplen los pedidos a nivel de Unidades de Mantenimiento de Stock (SKU). Se calcula como el porcentaje de unidades individuales de un SKU específico entregadas en relación con el total de unidades de ese SKU ordenadas. Este indicador permite entender la disponibilidad de productos específicos y gestionar el inventario de manera efectiva.

Case fill rate

Similar al SKU Fill Rate, pero enfocado en el nivel de cajas en lugar de unidades individuales. Mide el número de cajas completas enviadas en comparación con el total de cajas ordenadas. Este KPI es particularmente relevante para productos que se distribuyen en cajas estándar, ayudando a optimizar la planificación del embalaje y el envío.

Line fill rate

Una "línea" en este contexto se refiere a un tipo específico de producto dentro de un pedido. Este fill rate se centra en el número de líneas de pedido que se pueden completar al 100% en el primer intento de envío, en comparación con el total de líneas ordenadas en todos los pedidos. Es útil para evaluar la eficiencia en el cumplimiento de órdenes de compra que contienen múltiples tipos de productos.

Value fill rate

Esta categoría evalúa el valor total de los productos enviados en el primer intento en relación con el valor total de los productos ordenados. Al centrarse en el valor en lugar de en la cantidad, este indicador ayuda a las empresas a comprender mejor el impacto financiero de la eficacia en el cumplimiento de pedidos.

Warehouse fill rate

Refleja la eficiencia general de un almacén al medir el porcentaje de pedidos completos enviados en comparación con el total de pedidos recibidos. Este indicador proporciona una visión global de la capacidad de gestionar y procesar pedidos de manera eficiente.

Ventajas de tener un fill rate alto

Cuando los pedidos de los clientes no se completan de manera oportuna, es mucho más difícil fidelizar y generar recomendaciones positivas, que a su vez son dos pilares para que cualquier empresa siga incrementando sus ventas. Por el contrario, tener un fill rate logístico elevado demuestra fiabilidad y eficiencia, mantiene la agilidad de distribución y mejora la satisfacción del cliente. Así mismo, permite establecer mejores términos de negociación y oportunidades de colaboración con socios comerciales y distribuidores. 

Optimizar el fill rate también tiene un enorme impacto en la reducción de los costos asociados con los envíos parciales, como el transporte adicional y la manipulación de materiales al enviar pedidos completos en el primer intento.

En resumen, una logística eficiente, reflejada en un alto fill rate, puede ser un diferenciador clave en mercados competitivos. Las empresas que son capaces de entregar de manera consistente y confiable pueden destacarse de sus competidores y capturar una mayor cuota de mercado.

Estrategias, herramientas y tecnologías para optimizar el fill rate

1.- Invertir en prácticas y herramientas de gestión de inventario avanzadas es la mejor manera de asegurar un equilibrio continuo entre la oferta y la demanda. Por ejemplo, la capacitación, sistemas RFID y el pago de licencias de software de Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS).

2.- Utilizar sistemas ERP para integrar la gestión de inventario con otras funciones empresariales, como compras, ventas y finanzas, proporcionando una visión holística de la operación.

3.- Establecer relaciones sólidas y colaborativas con los proveedores para asegurar la entrega oportuna de materias primas y componentes.

4.- Utilizar herramientas analíticas y business intelligence (BI) para anticipar la demanda de productos y ajustar los niveles de inventario para evitar tanto el exceso de stock como las situaciones de stock agotado.

5.- Revisar y optimizar regularmente la cadena de suministro para identificar y eliminar cuellos de botella, mejorar la eficiencia del transporte y reducir los tiempos de ciclo.

6.- Diseñar el layout del almacén para maximizar el uso del espacio y mejorar la accesibilidad de los productos más demandados.

7.- Incorporar soluciones de automatización y robótica en el almacén para acelerar el picking, el packing y el transporte de productos dentro del almacén, reduciendo así los tiempos de preparación de pedidos.

8.- En el caso de las empresas que distribuyen a otras empresas, las plataformas de comercio electrónico B2B son una gran apuesta, ya que ofrecen funcionalidades avanzadas para la gestión de pedidos, la personalización de productos y la comunicación con los clientes..

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